Копии трудовых книжек с 1 июля 2019
Что изменилось в оформлении копии трудовых книжек с
К сведению:
1. В соответствии со ст. 26 Федерального закона от 29.06.2015 N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» применение национального стандарта (в т.ч. ГОСТ-2016) является добровольным.
2. Требования, аналогичные ГОСТ-2016, содержит приказ Федерального архивного агентства от 23.12.2009 N 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
Обоснование вывода:
Пунктами 3.1.23-3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержденного приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст) предусмотрено, что копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа, а заверенной считается такая копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.
Требования к порядку заверения копий документов утверждены п. 1 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ)*(1). В соответствии с этой нормой государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью; на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.
Пункт 5.26 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденного приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст (далее — ГОСТ — 2016) и вступившего в силу с 1 июля 2019 года, определяет правила проставления заверительной надписи на копиях документов: отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). При этом нововведением является требование к реквизиту «отметка о заверении копии» при заверении копии документа, предоставляемого в другую организацию. Так, если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N. за . год»), и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица и должна проставляться, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «М.П.» («Место печати») (п. 5.24 ГОСТа -2016).
Следует отметить, что Указ устанавливает порядок выдачи копий документов, исходящих от предприятий, учреждений и организаций, а ГОСТ-2016 содержит требования к оформлению организационно-распорядительных документов, но трудовая книжка к таковым документам не относится. Так согласно ч. 1 ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
Однако, учитывая отсутствие специального порядка заверения копий трудовых книжек, полагаем, что работодатель может заверять их в том же порядке, какой предусмотрен Указом и ГОСТ-2016 (требования которых практически идентичны).
Поскольку ни Указ, ни ГОСТ-2016 не указывают, каким образом должна заверяться копия документа, состоящего из нескольких листов, то целесообразно воспользоваться разъяснениями, данными в письме Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142.
Новые правила заверения трудовой книжки в 2019 году
Обратите внимание, что существует судебная практика, указывающая на возможность не подтверждать стаж уволенных сотрудников копиями их трудовых книжек при подаче документов в ФСС на возмещение пособий (например, Определение ВС РФ от 08.11.2019 № 302-КГ17-16190). Тем не менее, для того, чтобы не пришлось доказывать свою правоту в суде, лучше подстраховаться и оставлять копии трудовых книжек увольняющегося персонала.
Новый порядок заверения документов подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля
- указание верности данных («Верно»).
- дата заверения,
- должность и ФИО заверителя копии,
- подпись с расшифровкой ответственного лица-заверителя,
- запись о трудоустройстве сотрудника на день заверения (если нет информации о ближайшем увольнении),
- запись о месте хранения оригинала.
Новым ГОСТом нужно руководствоваться и для оформления любых других документов — договоры, приказы, письма и т.д. Если не соблюдать ГОСТ, компания рискует. Неверно подписанный оригинал документа будет не действителен. Также возможны споры с контрагентами. Как оформлять документы по новому стандарту смотрите на образце с подсказками.
Копии трудовых книжек с 1 июля 2019
- Письмо ФНС России от 02.10.2012 № АС-4-2/16459 (про применение штрафов за непредставление или представление незаверенных копий документов)
- Письмо Минфина России от 29.10.2015 N 03-02-РЗ/62336 «О представлении в налоговые органы сшивов истребуемых документов на бумажном носителе»
- слово «Верно»
- наименование должности лица, заверившего копию
- его собственноручную подпись
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию)
- дату заверения копии (выписки из документа)
- надпись о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия (если копия выдается для представления в другую организацию)
Новые правила: с 1 июля 2019 года заверять копию трудовой книжки будут по-новому
Чтобы получить полноценную копию трудовой книжки, нужно заверить каждый лист копии. Если копия трудовой книжки содержит большое количество листов, в бухгалтерии могут поступить так. На первом листе или на оборотной стороне последнего листа копии документа сделать запись: «Копия».
Если копия предоставляется для другой организации, то дополнительно к заверительной надписи надо будет указать место, где хранится оригинал документа. Например, «Подлинник документа находится в ООО “Альфа” по адресу: г. Москва, Новослободская ул., д. 6, оф. 14а в деле № 145 за 2019 год». Надпись должна быть завеена печатью, если компания не отказалась от ее использования.
Новая процедура заверения трудовой книжки с 1 июля 2019
- вашей общей деятельности в течение жизни;
- о должностях и карьерном росте;
- о потенциальном уровне дохода, который сейчас имеется на последнем месте работы;
- о надежности человека, как плательщика, если он редко меняет место работы;
- о дисциплине обладателя книжки, так как при увольнении прописывается причина.
Все книжки сотрудников работодатель обязан хранить в своей организации. Выдавать подлинник документа он не имеет права, так как несет за него ответственность. Единственным исключением, предусмотренным ст. 62 ТК, является Соцстрах. Этот орган имеет право требовать предоставления оригинала книжки, и работодатель обязан будет ее выдать. Но работник должен вернуть ее не позднее 3 дней после получения обратно от Соцстраха.
Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2019 года
- Отмена подписи работника при его увольнении в трудовой книжке.
- Отмена подписи работника в личной карточке за каждую вносимую в трудовую книжку запись.
- Приходно-расходную книгу и книгу учета движений трудовых книжек не нужно будет скреплять печатью, а также пломбировать.
- Министерство финансов Российской Федерации должно рассмотреть новый порядок изготовления бланков трудовых книжек.
Копию трудовой книжки можно получить, написав заявление в отдел кадров организации. Выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если ему поручено ведение кадрового учета, с чем можно столкнуться на малых предприятиях. Копия трудовой книжки должна быть выдана после трех дней с даты заявления от сотрудника, отказать ему без указания причин не имеют права. Срока действия у трудовой книжки нет. Копия начинает действовать с момента ее оформления и выдачи работнику согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 года.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с года — новый ГОСТ
Помимо того, что работник может попросить копию своей трудовой книжки для предоставления в банк, органы соцзащиты, для другого работодателя и т.п, копия этого документа может быть нужна и самой компании-работодателю. Например, если организация подает заявление на возмещение выплаченных пособий.
Обратите внимание — работник не обязан сообщать, для чего ему нужна копия трудовой книжки и в какую именно стороннюю организацию он будет ее предоставлять! А вот работодатель обязан предоставить такую копию в трехдневный срок после подачи заявления работником.
Новые правила по трудовым книжкам с 1 июля 2019 года в России, что изменилось
Новый порядок заверения документов с 1 июля 2019 года подразумевает указание места хранения подлинника трудовой книжки. Формулировка данной записи приведена в п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016. Руководствуясь данным пунктом необходимо прописать не только наименование организации-работодателя, но и реквизиты дела, в котором хранится документ.
За копией трудовой книжки может обратиться сам сотрудник. Для этих целей он пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать заверенную в должном порядке копию трудовой книжки. При этом работник не обязан пояснять причину, по которой ему понадобился документ. Часто такой документ предоставляется в банки для получения кредитов или в органы соцзащиты для получения некоторых льгот или пособий. Обо всех этих причинах сотрудник имеет право умолчать.
Новые правила заверения копии трудовой книжки с года
- Ставятся все нужные реквизиты, как и в случае с копиями для внутреннего пользования: от слова «Верно» до даты заверения.
- Указывается место хранения оригинала трудовой. Пишется фраза «Подлинник документа находится в ООО «Труд» в деле №50 за 2019 год» (пишутся нужные сведения).
- Если у организации есть печать, ее тоже требуется ставить. Причем она не должна захватывать собственноручную подпись лица, заверявшего копию.
Кроме того, что сотрудник может запросить копию трудовой для банка, органы социальной защиты, для другого работодателя и пр., копия данного документа может оказаться нужной для самой организации-работодателя. Скажем, если она подает заявление на возмещение выплаченных пособий.
Новый ГОСТ Р -2016: как с 1 июля 2019 года заверять копии трудовых книжек, как оформлять приказы, как ставить печати
— текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см;
гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14) (проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ. Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам Российской Федерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством РФ);
Новая процедура заверения трудовой книжки с 1 июля 2019
- Заверение не всех копий, если они не прошиты в один документ. Иногда могут оказаться пропущенными несколько страниц по невнимательности. Или они будут содержать не полный комплект реквизитов о заверении. Например, может быть пропущен штамп или подпись.
- Постановка оттиска печати на пустое место на странице. Штамп должен попадать на часть самой копии непосредственно.
- Заверение документа неуполномоченным на это лицом. Законодательством РФ установлен определенный перечень лиц, которые обладают данным правом. К ним относятся руководители или сами предприниматели, а также сотрудники бухгалтерии или отдела кадров. Иные лица не должны иметь отношения к личным делам сотрудников.
- Отсутствует надпись о том, что человек продолжает работать до сегодняшнего дня. Очень важно, чтобы такая надпись стояла, потому что человек может быть трудоустроен несколько лет назад, и данная копия не гарантирует, что он не был уволен сегодняшним числом.
- Отсутствует новая обязательная запись о месте хранения книжки. Если ее не будет, копия не будет принята запрашиваемым учреждением.
- вашей общей деятельности в течение жизни;
- о должностях и карьерном росте;
- о потенциальном уровне дохода, который сейчас имеется на последнем месте работы;
- о надежности человека, как плательщика, если он редко меняет место работы;
- о дисциплине обладателя книжки, так как при увольнении прописывается причина.
