Как учитывать в бухгалтерском учете топливные карты
Особенности учета топливных карт на предприятии
Деятельность ряда компаний неразрывно связана с использованием транспортных средств. Эксплуатация ТС предполагает траты на приобретение бензина, топлива. Бухгалтеру нужно осуществлять учет топливных карт (ТК). Выполняется это по особым правилам, которые будут разниться в зависимости от типа субъекта: бюджетный или коммерческий.
Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:
Как вести учет бензина по топливным картам
Если в коммерческой деятельности фирмы используются транспортные средства, это предполагает необходимость приобретения горюче-смазочных материалов (ГСМ). Задача заключается не только в их рациональном выборе и покупке, но и в последующем учете. Одним из инструментов ведения бухгалтерии в этом направлении является топливная карта. Эта статья о том, каким образом обеспечить грамотный и рациональный налоговый и бухгалтерский учет топливных карт.
- Полный контроль расчетных мероприятий за определенный объем топлива на предприятии. Провести наблюдения можно в режиме онлайн в персональном кабинете. В итоге каждый руководящий специалист может просчитать, какое количество топлива и денег было потрачено водителем.
- Удобная система оплаты. Можно провести заправку с помощью топливных карт на любой автозаправочной станции, причем использовать то горючее, которое необходимо автомобилю.
- Универсальность решения коммерческих и хозяйственных задач. Благодаря современной расчетной схеме, можно обеспечить решение любых задач, связанных с заправкой.
- Экономическая выгода. Приобретение специальных пластиковых карт на топливо способствует возврату налога на добавленную стоимость и полному сокращению расхода бюджета организации.
- Рационализация формирования себестоимости продукции. У предприятия имеется возможность включения цены ГСМ в расчет себестоимости продуктовых единиц фирмы.
- Экономия денег посредством получения различных скидок и бонусов. В настоящее время этот аспект является как никогда впечатляющим, что связано со сложностью экономической ситуации на территории страны.
- Оказание полноценной информационной поддержки со стороны персонального менеджера. Помощь в оформлении топливных карточек. При этом они гарантированы для каждой компании, как и профессиональный подход со стороны работников.
Как правильно оформить списание ГСМ по топливным картам
- При ОСНО весь потраченный объем ГСМ вносится в графу «Расходы» в последний рабочий день месяца (ст. 264 НК РФ). НДС, который указан в счете-фактуре поставщика, учитывается в вычете, когда отражена стоимость купленных ГСМ на дебиторском счете 10 «Материалы» (письмо Министерство финансов № 03-07-11/335).
- Бухучет ГСМ по топливным картам при упрощенной системе налогообложения происходит путем внесения в графу «Расходы» приобретенных и использованных ГСМ. Рекомендуем ознакомиться со ст. 346.16 НК РФ, письмом ФНС № ШС-37-3/15988, письмо Минфина РФ № 03-11-09/413.
На нелимитированную топливную карту вносится количество литров каждого вида топлива, приобретенного организацией-покупателем у поставщика нефтепродуктов, которое может быть получено покупателем в полном объеме остатка на карте без суточных ограничений. Покупатель имеет возможность ограничить слив топлива с нелимитированных карт суточным или месячным лимитом на основе заявки. Если объем топлива на нелимитированной карте исчерпан, получение топлива приостанавливается.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете в 2019 году: проводки
- На предприятии должна присутствовать Учетная политика и рабочий План счетов (бухгалтер открывает счет и субсчет для учета топлива и топливной карты или учитывает карту на забалансовом счете).
- В Учетной политике должны иметься следующие пункты:
- о стоимости, по которой ГСМ приходуется и списывается;
- о методе учета транспортно-заготовительных затрат по ГСМ;
- о способе постановки карт на баланс;
- об утверждении специального журнала по учету топливных карт;
- о наименованиях складов, где приходуются ГСМ;
- о не следовании ПБУ 18/02, если компания относится к малым предприятиям на ОСНО.
- В Учетной политике определиться с затратами для расчета налогов по:
- ГСМ, израсходованным сверх нормы.
- ГСМ в рамках норм (отнести к материальным расходам или к расходам на содержание транспортных средств).
- Топливным картам (отнести к материальным затратам или к затратам на содержание транспортных средств, или к другим затратам, связанным с производством и продажами).
- Документооборот. Нужно утвердить форму бланка путевого листа.
- Приказ о норме расхода ГСМ (ориентироваться на нормы Минтранса).
- Контроль за расходованием ГСМ сверх нормы для каждого автомобиля (занести в путевой норму, фактический расход). Перерасход отразить на счете 91.2 (непроизводственный расход).
- Наличие журнала учета поступления, перемещения, выдачи, списания топливных карт с указанием:
- даты выдачи карты водителю;
- инициалы водителя и его личная подпись;
- дата возвращения карты в бухгалтерию;
- марки заправляемого автомобиля;
- гос. регистрационного номера авто.
- Организация запроса у поставщика ГСМ ежемесячного отчета по операциям по топливным картам.
- Разработка табличной ведомости (Excel) и внутренней аналитической таблицы для удобного учета списания ГСМ по путевым листам.
● 120101610 60 тыс. руб. Отражена стоимость карт, выданных водителям 120822560 120105610 60 тыс. руб. Отражена стоимость ГСМ, оплаченного денежной картой 110503340 120822660 6 тыс. руб. Отражена стоимость ГСМ, оплаченного литровой картой 110503340 120822660 5450 руб. Отражена стоимость ГСМ, истраченного на текущие расходы 140101222 (или 140101272) 110503440 6 тыс. руб. Отражена стоимость ГСМ, истраченного на ведение основной деятельности предприятия 110601310 110503440 5450 руб.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете и оприходовать бензин по ним
В соответствии с Руководящим документом Р3112194-0366-03 «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте» (утв. Минтрансом РФ 29 апреля 2003 г.) нормы расходов топлива устанавливаются на основе фактического пробега (на основании путевого лица) помноженного на норму расхода топлива для соответствующей марки машины (л/100 км), скорректированную на коэффициенты учитывающие факторы, изложенные в Р3112194-0366-03. Во соответствии с письмом УМНС по г. Москве от 30 апреля 2004 г. № 26-12/31459 оправдательным документом для списания расходов на ГСМ служит путевой лист.
- Товары (работы, услуги) приобретались для производства товаров (работ, услуг) реализация которых признается объектом налогообложения НДС
- Наличие счета-фактуры
- Оприходование приобретенных товаров (работ, услуг)
- Фактическая оплата приобретенных товаров (работ, услуг)
Бухгалтерский учет топливных карт
Определенного порядка учетных действий по картам не имеется. Например, осуществляется учет с применением счетов «Материалы» — 10, «Касса» — 50, «Расчеты с подотчетными лицами» — 71. Эксперты считают, что такой порядок учета не совсем корректен. Это связано с несколькими факторами:
При заправке автотранспорта, сотрудник предприятия получает 2 чека, которые впоследствии сдает в бухгалтерию. Систематически, например, еженедельно, по запросу покупатель имеет возможность получить подробную расшифровку о расходе горючего. В конце каждого месяца продавец топлива должен предоставить покупателю счет-фактуру, акт приемки-передачи ГСМ и отчет по всем операциям, выполненным по топливным картам. Читайте также статью: → «Учет расходов на служебный автомобиль: проводки».
Федеральным государственным казенным учреждением принято решение о заправке автомобилей ГСМ по топливным картам
Обоснование вывода:
1. Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ) и п. 7 «Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета. «, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н), все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
По общему правилу операции по принятию к учету материальных запасов должны признаваться в учете по мере их поступления в госучреждение на основании документов, оформляемых поставщиками.
Топливная карта — техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на автозаправочных станциях (АЗС), представляющее собой носитель информации, подтверждающий право на получение определенного количества (объема) топлива в торговых точках (АЗС).
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
В составе комплекта таких документов обязательно должны присутствовать чеки контрольно-кассовой техники, в которых может не указываться сумма продажи (покупки), но обязательно должны отражаться сведения о количестве отпущенных нефтепродуктов (смотрите, в частности, п.п. 1.7, 2.2, 35 «Технических требований. » (Приложение N 3), утвержденных решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам (Протокол N 14 от 10 ноября 1994 г.); п. 2.7 Правил технической эксплуатации АЗС, утвержденных приказом Минэнерго России от 01.08.2001 N 229; письма УМНС России по г. Москве от 30.04.2004 N 29-12/29514, от 13.02.2004 N 29-12/9543).
Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени и оформляет единую накладную (счет-фактуру, лимитно-заборную карту и т.д.). В то же время для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления оправдательных документов, подтверждающих получение ими нефтепродуктов.
Такой порядок документооборота позволит оперативно отражать в учете госучреждения полную и достоверную информацию по поступлению топлива. При этом сводные документы, оформляемые поставщиками, могут использоваться для сверки показателей, ранее отраженных в бухгалтерском учете учреждения. В тех случаях, когда будут выявлены расхождения с данными сводных документов поставщика, составляется Акт о приемке материалов (материальных ценностей) (форма 0504220).
Списание всех видов топлива при эксплуатации автомобильного транспорта должно осуществляться исключительно на основании путевых листов, оформленных в установленном порядке*(1).
С учетом положений п.п. 23, 26, 80 Инструкции N 162н в бюджетном учете казенного учреждения в рассматриваемой ситуации могут быть сделаны следующие бухгалтерские записи:
1) Дебет КРБ 1 206 34 560 Кредит КРБ 1 304 05 340
— перечислен аванс поставщику топлива;
2) Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 302 34 730
— на основании отчета водителя оприходовано топливо, отпущенное на АЗС;
3) Дебет КРБ 1 401 20 272 Кредит КРБ 1 105 33 440
— на основании путевых листов списано израсходованное топливо;
4) Дебет КРБ 1 302 34 830 Кредит КРБ 1 206 34 660
— произведен зачет ранее перечисленного поставщику аванса за топливо;
5) Дебет КРБ 1 302 34 830 Кредит КРБ 1 304 05 340
— по итогам периода, предусмотренного контрактом, произведен окончательный расчет с поставщиком топлива.
2. Из содержания п. 169 Инструкции N 157н, по сути, следует, что топливная карта может учитываться в составе денежных документов — в качестве стоимости денежного документа в данном случае может рассматриваться денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте. Однако специфика использования таких карт (в том числе и возможность их многоразового применения) делает их учет на счете 201 35 «Денежные документы» громоздким и неэффективным. Поэтому наиболее оправданным представляется организация их учета с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности». Подобный порядок организации учета топливных карт согласуется с мнением специалистов Минфина России (смотрите, например, письмо Минфина России от 12.10.2012 N 02-06-10/424).
Напомним, что перечень бланков, относимых к бланкам строгой отчетности, устанавливается учреждением в рамках формирования учетной политики (п. 337 Инструкции N 157н, письмо Минфина России от 27.11.2014 N 02-07-10/60399).
Учетной политикой госучреждения может быть предусмотрено требование об учете топливных карт по стоимости их приобретения (изготовления) (п. 337 Инструкции N 157н). Учет таких карт может быть организован в разрезе лиц, ответственных за их использование. При этом обособленно должны учитываться карты, хранящиеся в кассе учреждения. Кроме того, в качестве дополнительного аналитического показателя для учета топливных карт может быть предусмотрено денежное выражение объема прав на получение нефтепродуктов, предоставляемого по данной карте.
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При оплате нефтепродуктов на автозаправочных станциях топливными картами, являющимися эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов, оприходование топлива может осуществляться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) при заправке транспортных средств.
Наиболее оправданным представляется организация учета топливных карт с использованием забалансового счета 03 «Бланки строгой отчетности».
Учет топливных карт – как работать с ГСМ проще
Расходы на топливо для целей налогообложения прибыли признаются расходами по обычным видам деятельности. Они относятся к материальным расходам или к расходам на содержание служебного транспорта. Для уменьшения налогооблагаемой прибыли они должны (ст. 252 НК):
Ответом на это вопрос является приобретение топливных карт. Они позволяют контролировать, где, сколько, когда, по какой цене, и на какую сумму приобретались ГСМ. Спрос на них растет, поэтому организации все чаще сталкиваются с необходимостью правильно организовать учет топливных карт.
Топливные карты
Учитывать топливные карты на счете 10 «Материалы» как самостоятельный объект учета в связи с тем, что они имеют материальную форму, также не следует. Дело в том, что в качестве материально-производственных запасов принимаются активы (п. 2 ПБУ 5/01, утв. приказом Минфина России от 09.06.2001 № 44н):
Топливные карты позволяют определить, где, когда, сколько и на какую сумму сотрудник приобрел ГСМ. Поэтому в настоящее время такие карты имеют большой спрос среди компаний. Как в бухгалтерском и налоговом учете отражать затраты на их покупку, расскажем в статье.
Учет бензина по топливным картам
Проводки такие же, как и для топлива, приобретенного по талонам. Приход проводится последним днем месяца, но не ранее даты выставленных документов. Важно! В качестве позиции «склад» можно использовать «лицевой счет в резервуаре поставщика» (согласно учетной политике).
Для оптимизации финансовых затрат постоянным клиентам мы предоставляем отсрочку платежа, программу лояльности (скидки и бонусы). При этом отпуск, оплата и учет нефтепродуктов производится в автоматическом режиме при полном контроле вашей бухгалтерии. Ежедневные удобные отчеты можно распечатать из личного кабинета на нашем сайте.
Как вести учет ГСМ по топливным картам (бензин) в 2019 году
Дебит Кредит Хозяйственная операция 60 51 Перечисление средств за изготовление карт 10 60 Отображение карты в составе товарно-материальных ценностей 19 60 Учет НДС 68 19 Принятие к вычету НДС 20, 26, 44 10 Списание стоимости карты на расходы
Топливная карта Это технический расчетный инструмент, в который встроен процессор. Она дает право владельцу на получение топлива в количестве, которое было заранее оплачено Горюче-смазочные материалы (ГСМ) Это нефтепродукты, которые используются в качестве топлива и смазки для транспорта или специального оборудования Бензин Это бесцветная жидкость, относящаяся к ГСМ, получаемая путем переработки нефти
Как вести бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам
На стоимость бензина, затребованного водителем, выдается чек, где указаны номер карты, дата и время выдачи горючего, номер терминала, вид и объем приобретенного бензина, а также цена. Но по сути это не кассовый чек, поскольку при отпуске ГСМ оплата не поступает.
У компаний, в работе которых задействован транспорт, есть отдельная статья расходов, связанная с покупкой нефтепродуктов. Приобретение горючего (далее ГСМ) может быть осуществлено за деньги, путем безналичного перечисления либо посредством списания литров с топливной карты.
