Взыскание расходов с контрагента связанных с командировкой работника
Командировки сопряжены с переездами, перелетами, сотрудник должен разместиться в комфортных условиях и нормально питаться. Как в организациях регламентируются и оплачиваются расходы на командировку? Каков порядок возмещения сотруднику расходов? Рассмотрим эти вопросы подробно.
Понятие служебной командировки
- на жилое помещение. Имеется ввиду наем той жилплощади, в которой работник будет проживать во время командировки. Работник может снять комнату, квартиру, или номер в гостинице. Такой вид расходов не предусмотрен, если между работником и организацией заключен договор о предоставлении бесплатного жилья на время командировки.
- На проезд к месту исполнения поручения и обратно. Трудовое законодательство устанавливает возможность работника добираться до места исполнения поручения железной дорогой, водным транспортом, автомобильным транспортом, авиатранспортом. В рассматриваемый вид расходов включается размер стоимости и оформления проездных билетов.
- На выплату суточных. Сюда относятся расходы, связанные с проживанием работника в командировке, не относящиеся к расходам на проезд и найм жилого помещения. Размер суточных определяется соглашением между работником и организацией. Налоговое законодательство допускает выплату суточных в размере 700 рублей в пределах РФ, не облагая их налогом, если суточные больше указанной суммы, она облагается НДФЛ.
Виды расходов, связанных с командировкой
Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:
Минфин России в письме от 15.09.14 г. № 03-04-06/46030, № 03-04-06/46035 высказал мнение о том, что при оплате организацией за физических лиц, приглашенных для участия в различных мероприятиях, стоимости проезда к месту их проведения и проживания в этом месте, если такая оплата производится в интересах указанных лиц, последние получают доход в натуральной форме, облагаемый налогом. Организация в этом случае является налоговым агентом.
Таким образом, при включении тех или иных затрат в состав расходов в целях определения налоговой базы по налогу на прибыль организаций решающее значение имеет их экономическая обоснованность, непосредственная взаимосвязь с деятельностью, направленной на получение прибыли, и их документальное подтверждение.
Основные положения
В то же время, по мнению контролирующих органов, денежные средства, полученные подрядчиком в качестве компенсации своих командировочных расходов, на основании п.п. 2 п. 1 ст. 162 НК РФ облагаются НДС, при этом исчисляется налог исходя из его расчетной ставки (письма Минфина России от 15.08.12 г. № 03-07-11/300, от 22.04.15 г. № 03-07-11/22989).
Командировочные расходы включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии соответствия понесенных расходов критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ. Указанные расходы признаются в фактически понесенной сумме (без учета принимаемого к вычету НДС) (пп. 12 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 170 НК РФ). Датой осуществления таких расходов является дата утверждения авансового отчета работника (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168, абз. 2 п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
Трудовые отношения
В соответствии с абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания Банка России N 3210-У авансовый отчет об израсходованных суммах представляется работником в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (что согласуется с п. 26 Положения). Проверка авансового отчета, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем.
Позиция инспекции
На командировочные расходы можно списать только стоимость проезда общественным транспортом. Перелеты чартерными авиарейсами не относятся к услугам общественного транспорта. Поэтому доставка сотрудников до места командировки с помощью чартеров не уменьшает налогооблагаемую прибыль. Соответственно, НДС, включенный в стоимость билетов, нельзя принять к вычету.
Вправе ли предприятие учесть при налогообложении издержки на перелет чартерным рейсом
Позиция инспекции
Компенсация работнику стоимости услуг VIP-зала не является обязательным платежом. Подобные издержки являются экономически необоснованными. По этой причине работодатель обязан включить возмещение расходов на VIP-зал в облагаемый доход сотрудника, удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет.
Должна ли организация удержать НДФЛ из зарплаты работника, который во время командировки посетил VIP-зал аэропорта
Решение суда
Налогоплательщики вправе вычесть «входной» налог на добавленную стоимость по командировкам (п. 7 ст. 171 НК РФ). Продавец авиабилета выставил счет-фактуру с выделенным НДС. Поэтому независимо от того, выделен ли налог в авиабилете, компания может принять вычет (постановление ФАС СКО от 28.11.08 № Ф08-7171/2008).
Кроме того, такие расходы возмещаются в случае вынужденной остановки в пути (п. 13 Положения о служебных командировках).
Порядок возмещения расходов, связанных с командировкой, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом, если иное не установлено Трудовым кодексом РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, абз. 2 п. 11, п. п. 13, 14, 21 Положения о служебных командировках).
Для оплаты таких расходов, в том числе для оплаты найма жилого помещения, работодатель обязан выдать работнику аванс (п. 10 Положения о служебных командировках).
Если командированный работник потратит на эти цели большую сумму, чем та, которая ему была выдана до отъезда, по окончании командировки работодатель должен будет возместить работнику перерасход на основании подтверждающих документов (Указания по применению и заполнению унифицированной формы «Авансовый отчет» (форма N АО-1), утвержденные Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 N 55).
Если работник направлен в командировку в местность, откуда он исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой работы может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются (абз. 4 п. 11 Положения о служебных командировках). Целесообразность такого возвращения определяет руководитель организации в каждом конкретном случае с учетом различных факторов — дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, необходимости создания работнику условий для отдыха (абз. 5 п. 11 Положения о служебных командировках).
Выплата суточных командированному работнику
Работодатель, исходя из финансовых возможностей, вправе предусмотреть в локальном нормативном акте дифференцированный размер возмещения таких расходов для разных категорий работников (работников, занимающих различные должности) (Письма Роструда от 04.03.2013 N 164-6-1 и Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291).
Порядок и размеры возмещения командировочных расходов работникам федеральных государственных органов, государственных внебюджетных фондов и федеральных государственных учреждений определяются нормативными правовыми актами Правительства РФ (ч. 2 ст. 168 ТК РФ), в частности:
- при проезде по территории Российской Федерации — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;
- при проезде по территории иностранного государства — в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом для командировок на территории иностранных государств.
«Финансовая газета», №28, 14 июля 2011 г.
Сотрудник может направиться в командировку на личном или служебном транспорте. Налоговую базу по налогу на прибыль уменьшают расходы на командировки, в частности расходы на проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Расходы на проезд
Такое может быть, если сотрудник решает остаться в месте пребывания за пределами срока командировки (например, на выходные). В итоге он возвращается из командировки позднее даты, указанной в приказе о командировании.
Николай! Даже если работник не выполнил задание по командировке, отказать ему в возмещении расходов и выплате суточных нельзя. Объясняется это тем, что любому работнику, направленному в командировку гарантируется возмещение расходов, связанных с поездкой (ст. 167 ТК РФ). Поэтому невыполнение задания даже по вине самого работника не может служить основанием для отказа в компенсации командировочных расходов (ст. 129, 168 ТК РФ).
д) установленного комиссией по охране труда или уполномоченным по охране труда нарушения работником требований охраны труда, если это нарушение повлекло за собой тяжкие последствия (несчастный случай на производстве, авария, катастрофа) либо заведомо создавало реальную угрозу наступления таких последствий;
Трудовой кодекс Российской Федерации
а) прогула, то есть отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, а также в случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены);
12 Фев 2021 marketur 127