Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2019
Перечень необходимых кадровых документов
* организация кадровой работы
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
перечень необходимых кадровых документов, виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.
В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:
· Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);
· Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);
· Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);
· При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);
· График отпусков (статья 123 ТК РФ);
· Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).
Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.
График сменности Ст. 103 ТК РФ Обязательно при наличии сменной работы
Документы по кадрам, которые должны быть в каждой организации
- График отпусков (унифицированная форма Т-7), в соответствии со статьей 123 ТК, составляется ежегодно, не позднее чем за две недели до наступления календарного года и является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника (за исключением льготных категорий работников).
- График сменности необходим в тех организациях, где применяется сменная работа.
- Положение о нормировании труда и положение о нормах выработки должны составляться в тех организациях, где используется сдельная форма оплаты труда работников.
- положения о структурных подразделениях, утверждаемые директором организации;
- должностные инструкции для служащих и трудовые (или рабочие) инструкции для рабочих;
- инструкция по кадровому делопроизводству – очень полезный инструмент для сотрудника, выполняющего функции кадровика, так как существенно облегчает его взаимодействие с линейными и функциональными менеджерами;
- альбом форм документов по учету кадров;
- положение об аттестации – если в организации проводится периодическая аттестация или аттестация по результатам испытания;
- положение о персонале;
- коллективный договор.
Какие кадровые документы должны быть в каждой компании
Работа отдела кадров в первую очередь связана с оформлением значительного количества документов. Законодательством установлено, что все документы должны храниться в организации в течение определенного времени и затем передаваться на хранение в архив. Единый перечень документов, которые необходимо вести в отделе кадров, не установлен.Различными нормативными правовыми актами закреплены отдельные виды документов, обязательные при осуществлении кадрового учета. Наиболее полный список требуемых Вы можете посмотреть в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (ред. от 27.10.2003).
Коллективный договор(в случае, когда соглашение об этом достигнуто между работником и работодателем). Порядок заключения и изменения, а также содержание, структура коллективного договора и иные условия его действия регламентированы гл. 7 ТК РФ.
Какие журналы должны быть в отделе кадров в обязательном порядке 2019
Данный перечень включает как обязательные кадровые документы, так и документы, рекомендуемые к ведению кадровой службе предприятий. Со ссылками на нормы права, которыми они предусмотрены. Перечень включает как общие документы, формируемые в деятельности компании, так и локальные нормативные акты и обязательные кадровые журналы. Обращаем внимание, что для правильного использования указанного перечня необходимо пройти обучение кадровому делопроизводству.
Постановление Минтруда РФ от 24 октября 2002 г. № 73 «Об утверждении форм документов, необходимых для расследования и учета несчастных случаев на производстве, и положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях»
Как регистрировать кадровые документы
Все регистрационные журналы (как и книги учета) должны быть защищены от изъятий и вложений: страницы должны быть пронумерованы ручкой (не карандашом), журнал должен быть прошит и опечатан, заверен подписью руководителя организациии и ответственного за его ведение лица. Только в этом случае он может служить доказательством. Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:
- регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
- организовать учет кадров и их движения (прием на работу, перевод, отпуск, увольнение);
- наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
- облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
Перечислите обязательные журналы и книги регистрации, которые должны быть в кадровом отделе
Порядок работы с документами Порядок работы с документами в организации закрепите на локальном уровне. Основы документооборота , как правило, закладываются в положениях об отделах. Более подробно схему документооборота опишите в инструкции по делопроизводству организации. При этом оборот документов в кадровой службе рассматривается как составляющая общего документооборота организации. Порядок работы с документами установлен в разделе 3 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33 . Виды кадровых документов На практике документы, с которыми работает кадровая служба, можно разделить на три группы:
Ситуация: Какие приказы относятся к приказам по личному составу, а какие – к приказам по основной деятельности К приказам по личному составу нужно отнести приказы, при помощи которых документируют трудовые отношения – прием, перевод, перемещение, увольнение, отпуска, командировки и т. п. Срок хранения приказов по личному составу и прилагающейся к ним документации составляет 75 лет. Исключение предусмотрено для приказов о дисциплинарных взысканиях, предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках. Срок хранения таких документов составляет пять лет. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Остальные приказы отнесите к приказам по основной деятельности. Их необходимо хранить в организации постоянно, до ее ликвидации. Об этом сказано в статье 19 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558 . Нина Ковязина
заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
Необходимые кадровые документы с нуля для ООО
- Запастись необходимой литературой, а также справочными материалами, которые значительно упростят оформление некоторых кадровых документов. В этом могут помочь различные правовые системы.
- Изучить уставную документацию ООО.
- Определить и составить список документов, которые в обязательном порядке должны быть на предприятии, учитывая специфику его деятельности.
- На основании решения участников общества заключить трудовой договор с директором ООО.
- Оформить штатное расписание. О том, как это сделать, можно узнать из статьи «Составляем штатное расписание для ООО в 2016 году».
- Разработать и утвердить типовой бланк трудового соглашения, который впоследствии будет использоваться при оформлении новых сотрудников. О порядке заключения договоров можно прочесть в статье «Общий порядок заключения трудового договора по ТК РФ».
- Решить вопрос о том, кто будет оформлять и вести трудовые книжки в ООО. О том, как это делается, можно узнать из статьи «Инструкция по заполнению и ведению трудовых книжек».
- Оформить сотрудников ООО на работу в надлежащем порядке. О том, какие документы требуются при этом, рассказывается в статье «Какие документы нужны при приеме на работу».
- Решение или протокол о том, что предприятия было создано.
- Устав ООО.
- Заключение, информационные письма органов, осуществляющих контроль за деятельностью ООО.
- Документы, подтверждающие факт регистрации ООО.
- Документы, служащие подтверждением того, что указанное ООО имеет в собственности некоторое имущество.
- Положения о создании филиалов, подразделений.
- Перечень аффилированных лиц.
- Протоколы, решения учредителей (участников) ООО.
Кадровые документы, которые должны быть в организации
ПРИМЕР:В ООО «Ландыш» была проведена проверка за 2019 год, в ходе которой выяснилось, что в кадровой службе компании нет штатного расписания за указанный период. ООО было привлечено к ответственности по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ, в соответствии с которым предусмотрено следующее наказание:
Кадровые документы — которые должны быть в организации, имеющей наемных сотрудников, — включают большой перечень различных наименований, регламентированных Трудовым кодексом РФ: начиная с документа, свидетельствующего о приеме на работу, и заканчивая общими распорядительными предписаниями, касающимися деятельности всей компании. Отсутствие их может иметь для фирмы негативные последствия.
Какие кадровые документы должны быть в каждой компании
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Постановление N 69). Вести их требует разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225). Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них необходима при разрешении спорных вопросов, связанных с датой увольнения и выдачей трудовой книжки в последний день работы согласно ст. 84.1 ТК РФ.
Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты(положения о порядке прохождения испытательного срока, проведения аттестации, проведения обучения и др.). Данные документы указаны в ст. 8 ТК РФ. С ними работодатель обязан ознакомить работника при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Какие журналы по охране труда должны быть в организации
В журнале обязательно должны содержаться записи об ознакомлении с этими распоряжениями упомянутых в них сотрудников. После завершения календарного года под записями, сделанными за истекший год, проводится жирная черта и проставляется следующий год. Нумерация при этом начинается заново.
- Учета:
- Работ по распоряжениям и нарядам-допускам при работе с электроустановками. Используется для отображения сведений по проведению работ специалистами, обладающими соответствующим разрядом и прошедшим специнструктаж и проверку знаний. При составлении журнала за основу рекомендуется брать форму из приложения № 8 к Правилам.
- Медосмотров водителей перед рейсами. В регистре отмечается информация по результатам медосмотров водителей, за основу берется форма, представленная в п. 5 приложения № 9 к приказу Минздрава СССР «О совершенствовании системы медосмотров…» от 29.09.1989 № 555.
- Выдачи и содержания СИЗ (средств индивидуальной защиты). Рекомендуемая форма журнала представлена в приложении № 1 к инструкции, утв. приказом Минэнерго от 30.06.2003 № 261.
- Работ по техобслуживанию и ремонту объектов недвижимости.
- Регистрации:
- допусков к выполнению работ повышенной опасности;
- испытаний СИЗ;
- профзаболеваний;
- огневых работ.
Кадровый учет и его правильное ведение на предприятии
Учет кадров компании с оформлением первичной документации (личное дело и листок, приложение к личному листку). Ведение личного дела.
Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика — своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно — не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.
Приводим в порядок кадровые бумаги
Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.
Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: «Запись под номером таким-то недействительна». Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.
