Главная / По уголовным делам / Как прошиваются приказы основной деятельности

Как прошиваются приказы основной деятельности

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.
В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

Как правильно сшивать документы

Удалить скрепки, скобы из документа.
Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

авансовые отчеты,
оборотные ведомости по материальным средствам,
накладные,
счета-фактуры,
акты выполненных работ,
путевые листы,
кассовую книгу,
ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Когда нужно прошивать документы постоянного срока хранения и делать на них опись? Можно ли прошивать приказы за несколько лет сразу

При подготовке дел для сдачи в архив проверяется полнота содержания дела. Если дело содержит приказы по основной деятельности – проводится проверка наличия всех документов в соответствии с регистрационными журналами, иными учетными формами, а также всех приложений к приказам. Из дела изымаются черновики, дубликаты. Документы размещаются в деле по мере возрастания регистрационных номеров с более раннего номера к более позднему. При наличии большого объема документов дела разбивается на тома примерно по 250 листов каждый (3-4 см). Как правило в дело подшиваются приказы за один делопроизводственный год (календарный, или учебный и др.) не зависимо от количества включенных в него документов. Безусловно, могут быть исключения, при наличии незначительного количества документов, издаваемых в пределах делопроизводственного года, или иной специфики ведения делопроизводства. Особенности такого формирования дела должны быть, во-первых, оправданны, во-вторых, закреплены в справочных и учетных документах (описях).
Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола — для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления (скрепки, скобы степлера и др.) из документов удаляются.
Листы нумеруются в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу документа простым карандашом или нумератором, при этом внутренняя опись и лист-заверитель нумеруются отдельной нумерацией (при наличии более 1 листа).
Лист-заверитель дела составляется на отдельном листе и содержит информацию о количестве листов, включенных в дело, особенностях данных листов (формат, вид), особенностях нумерации – наличии литерных или пропущенных номеров. Указывается общее количество листов дела.
Внутренняя опись составляется для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы проверок и др.). Для документов, имеющих валовую нумерацию (приказы, протоколы, письма и др.) как правило внутренняя опись не составляется, т.к. учет документов осуществляется по регистрационным журналам или иным учетным формам. Особенности нумерации таких документов (литерные, задвоенные, пропущенные и т.д.), а также факт отсутствия зарегистрированных документов в деле, оговариваются в сопроводительных и учетных документах (описях). При сдаче дел в архив к документам может быть приложена справка, сопроводительная записка, описывающая специфику делопроизводства по данным документам. Внутренняя опись подписывается ее составителем.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного (муниципального) архива, в который дела организации могут быть приняты. Далее указывается наименование организации (полностью и сокращенно) на момент ведения делопроизводства в определенный временной период, а также структурного подразделения. В случае изменения наименований в указанный период на обложке пишутся все соответствующие переименования организации или подразделения. Также основными элементами обложки дела являются индекс дела по номенклатуре, номер тома (части), заголовок дела (тома, части), крайние даты дела (тома, части), количество листов в деле (томе, части), срок хранения дела. На обложке может указываться архивный шифр дела.

Обратите внимание => Кому положена льгота на проезд в общестенном транспорте

Срок хранения приказов по основной деятельности в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее – Перечень), установлен как «постоянно» (ст. 19а), но со следующими оговорками: а) срок хранения «постоянно» документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет, б) при ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, документы принимаются на постоянное хранение по принципу выборки организаций и документов.

Обязательно ли сшивать документацию в конце года? или можно хранить в скоросшивателе

В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело.

Как правильно подшивать документы по основной деятельности

Чтобы обеспечить сохранность документов, организация может создать собственный архив (п. 2 ст. 13 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ). В этом случае все структурные подразделения организации будут передавать документы, образующиеся в процессе их деятельности, на хранение в архив. В частности, кадровая служба сможет передать в архив организации документы по личному составу, в отношении которых законодательством установлены предельные сроки хранения.

О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска работнику;
Об отзыве из ежегодного оплачиваемого отпуска;
О переносе ежегодного оплачиваемого отпуска;
О направлении работника в краткосрочную командировку внутри страны;
О привлечении к работе в выходные и праздничные дни;
О привлечении к сверхурочным работам;
О привлечении работника к дисциплинарной ответственности;
О снятии с работника дисциплинарной ответственности;
Об отстранении от работы;
О прекращении отстранения от работы и допуске к работе;
Об объявлении выговора.

Обратите внимание => Минимадьный срок службы по контрпкту если отслужил 5 месяцев срочной

Приказы по основной деятельности: правила оформления и сроки хранения

Как правило, перед подписанием приказы визируются соответствующими службами (например, финансовой, юридической). Порядок визирования рекомендуем прописать в инструкции по делопроизводству предприятия. В этом случае в приказе должен быть реквизит о визах. Например, это можно оформить пометкой: «Согласовано» с указанием должностей, инициалов и фамилий лиц, которые его завизировали, и дат проставления виз.
За основу берется такой критерий, как срок хранения документов. В то же время не запрещено группировать приказы по видам с учетом особенностей конкретного предприятия. К примеру, на предприятии могут вестись два вида приказов: кадровые и по основной деятельности. Остановимся подробнее на последних.

Правила заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности

организационно-правовая форма и название компании;
наименование вида регистрируемых распорядительных документов (в данном случае — приказов по основной деятельности);
дата начала и окончания ведения журнала;
должность и Ф.И.О. сотрудника, ответственного за ведение журнала регистрации;
продолжительность периода хранения.

Такая структура таблицы является примерной. Каждая организация по собственному усмотрению определяет перечень сведений, которые необходимо зафиксировать в журнале регистрации. В т. ч. могут быть добавлены такие колонки, как список сотрудников, которых надлежит ознакомить с конкретным приказом; количество листов приложения к распорядительному документу и т. д.

Как правильно сшивать документы

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Обратите внимание => Получить патент на работу в московской области красногорск скоьько стоит

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, срок хранения и статью к документам (заявление, справка о месте работы, копия паспорта) работника, для предоставления мер социальной поддержки (например: компенсация за проезд). Работаю в бюджетной организации, личные дела не ведутся. Спасибо!
Также для определения сроков можно использовать ведомственные перечни документов, если они составлены для организации вашей сферы деятельности. Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов.

Подготовка документов по личному составу к архивному хранению

По истечении одного года после завершения формирования дел в делопроизводстве проводится работа по их подготовке к передаче на хранение в архив учреждения. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций в архив поступают документы, в том числе по личному составу, не позднее чем через три года после завершения их формирования в делопроизводстве.

акты о несчастных случаях, связанных с производством — 45 лет;
тарификационные ведомости — 25 лет;
протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет — 15 лет;
протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий — 15 лет;
списки работников, уходящих на льготную пенсию, — 50 лет;

Ведение журнала регистрации кадровых приказов в делопроизводстве предприятия

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.
Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или увольнения.

Порядок учета приказов в организации образец журнала учета

№ п/п Дата документа Номер документа Содержание документа Ответственные за исполнение К ознакомлению 48 03.08.17 84-ОД О выпуске новой линейки продукции Начальник производственного отдела Лубяной Н.С. Сотрудники производственного отдела и департамента продаж 49 12.08.17 85-ЛС О внесении изменений в штатное расписание Начальник департамента кадрового учета Кукушкина Г.Д. Все сотрудники 50 22.08.17 86-АХД Об организационных работах, связанных с переездом в новый офис. Начальник хозяйственного отдела Поленов В.Д. Сотрудники хозяйственного отдела
Действующее законодательство не содержит прямых норм относительно обязательного порядка ведения Журнала. Однако при объемном документообороте Журнал является «жизненной» необходимостью. Ведь с его помощью кадровик может оптимально систематизировать документы с целью удобства их использования в дальнейшей работе.

24 Дек 2018 marketur 4108