Организации хранения кадровых документов в организации в
Хранение кадровых документов в организации
Дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную папку, а номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Такое определение содержится в ГОСТе Р 51141-98.
Организация должна обеспечить архив специально оборудованным помещением и кадрами. Однако в небольших коммерческих организациях обычно архив в виде специального подразделения отсутствует. Обязанности архивариуса при этом совмещает секретарь или иное лицо, назначенное руководителем.
Шпаргалка для кадровика: сроки хранения кадровых документов
Организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, наряду с государственными органами и органами местного самоуправления, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных действующим законодательством. Данная обязанность заставляет кадровика любой организации преодолевать соблазн сохранять только самые новые и интересные документы. Зачастую напуганные возможными санкциями сотрудники кадровых служб, ударяясь в противоположную крайность, предпочитают на всякий случай складировать всю документацию, так или иначе отражающую трудовые отношения между работниками и работодателем. В результате на «вечное поселение» в организации обрекаются могучие кучи всех без разбора документов. Знание сроков хранения и принципов систематизации различных видов документации позволит кадровику не только соблюсти нормы закона, но и преодолеть в работе с документами непростой путь от хаоса к гармонии.
Дело фонда (исторические и тематические справки,
сведения о составе и объеме дел и документов,
листы, карточки фондов, паспорт архива, акты
проверки наличия и состояния приема и передачи,
выделения дел и документов к уничтожению, утратах
и повреждениях документов)
Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения
С наступлением нового календарного года каждая организация начинает формировать свои документы в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Как правило, это происходит децентрализованно, т. е. не в целом по организации, а в отдельных структурных подразделениях. Так, кадровая служба самостоятельно формирует в дела кадровые документы. При этом в службе может быть работник, ответственный за формирование дел.
Если в организации ведутся личные дела работников, то в них помещаются копии следующих документов: • приказы по личному составу (о приеме, переводах, увольнении, поощрении и др.); • документы об образовании, повышении квалификации, присвоении разряда или второй профессии и др.
Организации хранения кадровых документов в организации в
Состав личного дела в законодательстве не определен. Его состав может быть прописан в инструкции по кадрам. Так как в них входит конфиденциальная информация они должны хранится в специально отведенных местах с доступом только у кадровой службы и руководителей (например, сейфах). Лучше систематизировать их в алфавитном порядке.
Экземпляр трудового договора, который остается у работодателя, обычно подшивается в личное дело работника, которое хранится в соответствии с п. «б» ст. 337 Перечня 75 лет с последующей сдачей в архив. Если личные дела работников не ведутся, то трудовые договоры работников формируются в отдельное дело и хранятся в соответствии со ст.
Сроки хранения кадровых документов
Для юридического оформления трудовых отношений между работодателем и нанятыми сотрудниками в организациях используются кадровые документы. Составление и ведение такой документации является обязанностью работодателя; исключением являются только некоторые локальные нормативные акты для микропредприятий, которые вправе их не составлять (ст. 309.2 ТК РФ). Что входит в состав кадровой документации? Какой срок хранения тех или иных документов установлен законодательством? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.
- приказы о приеме на работу, переводе, увольнению и пр. – 50 лет (75 – если они закончены делопроизводством до 01.01.2003 г.);
- личные карточки и дела работников, трудовые договоры, штатное расписание – 50 (75) лет; по руководителям – постоянно;
- табель учета рабочего времени – 50 (75) лет;
- приказы о предоставлении ежегодных отпусков, направлении в командировки, взыскании с сотрудников – 5 лет;
- материалы аттестации рабочих мест – 45 лет, при наличии вредных и опасных условий — постоянно;
- правила трудового распорядка – 1 год;
- график отпусков – 1 год;
- документы (справки, ведомости, расчеты, списки) о высвобождении рабочих мест, о переводе работников на сокращенный рабочий день, о решении трудовых споров – 5 лет;
- документы об учете рабочего времени – 3 года;
- должностные инструкции типовые – 50 (75) лет;
- экземпляр трудового договора – 50 (75) лет;
- бумаги, подтверждающие получение сотрудником образования за счет компании – 4 года;
- договор о полной материальной ответственности – 5 лет;
- книга учета приказов о приеме персонала на работу и увольнении – 50 (75) лет.
Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения кадровой документации
Основным нормативным актом в этой сфере является Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.
При этом необходимо помнить, что документы должны храниться в условиях, обеспечивающих их защиту от повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих утрату документов. Как правило, для этого в помещении архива устанавливают металлические шкафы, сейфы, шкафы-стеллажи и тому подобное. Не допускается размещение документов на полу, подоконниках, в не разобранных кипах. Изъятие документов из дела с постоянным сроком хранения допускается в исключительных случаях и производится на основании распорядительного документа руководителя организации с обязательным составлением в деле заверенной копии документа и акта об изъятии подлинника.
Иван Климов
Важнейшее структурное подразделение предприятия — кадровая служба. Специалисты, которые в ней работают, часто составляют различные приказы, а также организуют их хранение и оборот. К самым востребованным в системе документооборота организации можно отнести приказы на отпуск.
Каковы нюансы их формирования? Какие сроки хранения соответствующих приказов определены регулирующим законодательством? К каким документам относятся приказы на отпуск? Прежде чем рассматривать вопрос, сколько хранятся приказы на отпуск, изучим то, к каким документам с точки зрения классификации внутрикорпоративной документации предприятия они относятся. В соответствии с общепринятым подходом, их правомерно относить к приказам по личному составу. Данные источники группируются исходя из общих признаков в отдельные дела.
Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.
Хранение кадровых документов в организации
Также изменился порядок начала отсчета хранящихся бумаг: срок теперь считается с момента оформления бумаг, а не с последнего рабочего дня подчиненного. Нововведения по учету и хранению документации затрагивают документы кадровиков, которые сформированы с 2003 года. Бумаги, отправленные в архив раньше 2003 года, обязаны храниться 75 лет.
При ведении личных дел подчиненных разнообразные контракты, договоры и соглашения включают в эти дела. Есть и другой вариант: для этих документов создается новое дело с наименованием «Договоры и соглашения с сотрудниками». Уволив сотрудника, договоры и соглашения перемещаем в дело «Договоры и соглашения уволенных работников».
Глава 6Хранение документов по кадровому учету
Обложки дел оформляются в соответствии с ГОСТ 17914-72. На обложке дел постоянного хранения должны быть проставлены следующие реквизиты: полное название организации, номер (индекс) дела по номенклатуре, заголовок дела, количество листов, срок хранения или отметка «хранить постоянно», номер фонда, описи, дела.
Документы общества, переданные на хранение в архив общества, должны находиться в специально отведенных для этой цели помещениях. Документы общества, находящиеся на хранении в архиве общества, должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность.
Архивирование кадровых документов в организации
В случае ликвидации общества, если оно имело договор с учреждением системы Федеральной архивной службы России и часть его документов отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, документы постоянного срока хранения и по личному составу передаются в соответствующий государственный архив. Если договорных отношений с архивом не имелось, то в этом случае государственный архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями. Постоянный срок хранения применяется теми государственными, муниципальными организациями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственными организациями, с которыми заключены соответствующие соглашения (договоры), т. е. источниками комплектования архивов.
Хранение кадровых документов
В российском законодательстве сказано, что документы по личному составу необходимо хранить отдельно от другой документации. Самый надежный вариант – это создание специального хранилища для кадровых документов. Если этот вариант невозможен для организации, хранить личные дела сотрудников необходимо в обособленном месте: сейф, шкаф и т.д. Такие меры обязательны, потому что данный вид документов имеет конфиденциальный характер и защищен законом «О персональных данных».
- документы об установлении персональных окладов, надбавок, ставок;
- документы по аттестации и установлению квалификации;
- документы о трудовой деятельности с вредными, опасными и иными условиями труда;
- списки работников, имеющих право на льготы;
- документы о награждении работников;
- документы по оформлению служебных поездок и командировок;
- документы по воинскому учету.
Организации хранения кадровых документов в организации в
Ответственность за организацию работы по хранению кадровых документов, первичных учетных документов несет работодатель. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Для своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения их использования и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организациях создается архив.
